DOCU-X Workflow zajišťuje řízení toku dokumentů (schvalovacích procesů) a úkolů. Vždy tak máte přehled, kde se určitý dokument (úkol) nachází, v jakém je stavu v rámci schvalování a tím získáváte výrazně větší přehled o Vaší společnosti.

Nástroj pro řízení životního cyklu dokumentů

S DOCU-X Workflow je možné řídit životní cyklus dokumentů a nastavit jej tak, aby odpovídal podnikovým procesům. Workflow stanoví jednotlivé kroky, kterými má dokument projít, s jasným určením odpovědností za dané činnosti. Průběh schvalování je možné řídit na základě rozhodnutí uživatele nebo automaticky na základě vyhodnocení známých metadat.

Podklady pro optimalizaci procesů

Na základě statistik workflow odhalíte slabá místa Vašich procesů. Zjistíte, který uživatel je příliš přetížen úkoly, kdo si dává s vyřizováním úkolů nejvíce na čas nebo ve kterých krocích má workflow největší prostoje. Tímto DOCU-X workflow přispěje k identifikaci problémů s procesy a získaná data jsou podkladem pro jejich optimalizaci, resp. zefektivnění a zrychlení.

Usnadnění a zrychlení oběhu dokumentů

S DOCU-X Workflow již nejsou dokumenty předávány v papírové podobě a nemusejí být neustále přenášeny. Při řízení oběhu dokumentů pomocí workflow proběhne předání do dalšího kroku prakticky okamžitě a všichni klíčoví uživatelé mají k dokumentu neustále přístup.

Přehled o stavu procesu a schválení

V DOCU-X je dostupná historie workflow spuštěných u jednotlivých záznamů. Stále tak máte přehled o tom, v jakém stavu se konkrétní workflow aktuálně nachází a také o již proběhlých akcích – jakými kroky worfkflow prošlo, kdo a kdy je vyřídil a s jakým výsledkem. Pro „schvalovací kolečka“ je ve workflow dostupný také speciální seznam schválení záznamu zobrazující všechny uživatele, kteří daný záznam schválili.

Nastavitelná e-mailová upozornění

Workflow může mít nastaveno e-mailové upozornění při různých aktivitách. Můžete se tak dle potřeby dozvědět například o tom, že byl založen nový dokument, že jste dostali dokument k vyřízení, Vaše workflow nebo i workflow Vašeho podřízeného čeká na vyřízení již dva dny nebo že byl dokument schválen. Záleží pouze na tom, o jakých aktivitách chcete mít přehled. Jako příloha e-mailu je vždy odesílán odkaz, který Vám otevře přímo příslušný záznam v DOCU-X a nemusíte jej složitě dohledávat.